"על מי מולבש הקוף?" – דילמת האחריות והסמכות בניהול

המאמר נלקח מתוך עיתון אמריקאי ונכתב ע"י שני מנהלים בכירים מאחד המפעלים הגדולים בטקסס.למי שייך הקוף?" – בביטוי זה משתמשים במאמר ע"מ להבהיר את מושג האחריות בנושאים מסוימים.

נשאלת השאלה – מדוע חסר למנהלים זמן לביצוע העבודה בעוד לכפיפים להם חסרה עבודה?

במאמר זה ננסה להבין משמעותו של ניהול זמן – בהתייחס להדדיות (אינטרקציה) בין המנהל לאחראי עליו, בינו לבין מנהלים אחרים בדרגתו ובינו לבין הכפיפים לו.

נטפל בשלושה סוגים שונים של ניהול זמן:

א. זמן המנהל המוקדש לטיפול במטלות שהוטלו ע"י הממונה עליו – אין ביכולתו להתעלם ממטלות אלה מבלי להיענש עונש ישיר ומהיר.
ב. זמן המנהל המוקדש לטיפול ותמיכה בבעיותיהם של המקבילים לו בדרגה (או לדרישות המערכת אליה הוא משתייך) – התעלמות מבקשות כאלה גם היא תביא בעקבותיה עונש אך לא תמיד ישיר ומהיר.
ג. זמן המנהל המוקדש לביצוע אותם דברים שהינו בוחר ע"י שיקול דעת עצמי לבצע בעצמו חלק מזמן זה ינוצל ע"י הכפיפים לו.
אי ביצוע מטלות השייכות לחלק זמן זה איננו מביא לעונש, מאחר והממונים עליו אינם יודעים את אשר התכוון המנהל לבצע בזמן זה ולכן גם אינם יודעים אם ביצע זאת או לאו.
ניהול הזמן ע"י המנהל מצריך שליטתו בתזמון ובתוכן של העניינים בהם הוא עוסק, מאחר ומטלות הממונה והמערכת נכפות עליו. בשל האיום בעונש חובה עליו למלא דרישות אלה כלשונן וכך הופך הזמן המוקדש לביצוע הדברים שבחר לבצע לעצמו לבעייתו הפרטית.
כפי שצוין יוקדש חלק מהזמן הנשלט ע"י המנהל לעיסוק במשימות הכפיפים – אסטרטגיית המנהל תהיה הקטנת פרק זמן זה וניצול פרק הזמן הנותר להגדלת שליטתו בשני סוגי הזמן האחרים הנכפים עליו ע"י הממונה והמערכת.
רוב המנהלים מבזבזים הרבה יותר זמן מאשר התכוונו מראש בהתעסקות עם משימות הכפופים להם.
נשתמש בתיאורית "הקוף על הגב" על מנת לבחון איך נוצרת השקעת זמן במשימות הכפיפים ומה יכול המנהל לעשות בעניין זה.

איפה ה'קוף'?
נשתמש ב – 4 דוגמאות להמחשת הנושא:
אירוע א' – "מפגש בוקר טוב"
מר א' – בפגישה מקרית עם המנהל מברכו ב"בוקר טוב" ואומר בדרך אגב – "יש לנו בעיה" בעודו ממשיך לדבר, מבין המנהל כי שוב מועלית בפניו בעיה בעלת שני מאפיינים הקיימים בכל הבעיות המועלות אליו ע"י הכפיפים לו:
1) הוא יודע מספיק על מנת להיות מעורב אבל. . .
2) הוא לא יודע מספיק על מנת להחליט על רגל אחת כפי שמצופה ממנו.
לבסוף אומר המנהל כי הנו שמח שהבעיה הועלתה אך הנו ממהר מאוד ומבקש לחשוב מעט לפני שייתן תשובתו.
מה קרה? – לפני הפגישה היה ה "קוף" מונח על גופו של מר א' הכפוף למנהל.

……אחרי שנפרדו מונח אותו קוף על גבו של המנהל. . .
הזמן המבוזבז בהתעסקות בענייני הכפיפים מתחיל באותו רגע בו מועבר ה"קוף" (הסמכות) מגבו של הכפיף אל גב המנהל ואינו מסתיים עד שיוחזר הקוף לבעליו. בקבלת ה"קוף" (הסמכות) התנדב המנהל להפוך בעצמו כפיף לכפיף לו (!) ע"י קיום שני תנאים:
1) יצר המחויבות שלו לביצוע משימה כלפי הכפיף לו.
2) הבטיח לכפיף לו למסור דו"ח התקדמות.
הכפיף ע"מ לוודא שהמנהל הבין, יכניס מאוחר יותר את ראשו למשרד המנהל וישאל: "איך מתקדם העניין?" (לזה קוראים השגחה. . .)

"אירוע ב' – "תזכיר לי"….
בסיכומה של ישיבת עבודה אומר המנהל למר ב': "שלח לי תזכורת בעניין זה" הקוף מונח כעת על גבו של מר ב' מאחר והצעד הבא יהיה שלו – אבל זהו איזון לשם קפיצה. . . מר ב' כותב את התזכורת ומניחה בסלסילת הדואר היוצא, זמן קצר לאחר מכן מוצא אותה המנהל בסלסילת הדואר הנכנס –

של מי הצעד הבא?
של המנהל – אם לא יבצע צעד זה יקבל תזכורת נוספת (גם זה סוג של השגחה. . .) ככל שיתערב המנהל יגבר תסכולו של הכפיף ותגבר תחושת האשם של המנהל (הצטברות של ענייני הכפיפים מכבידה).

"אירוע ג' – "יש לך גיבוי מלא!"
בפגישה של מר ג' מודיע המנהל כי הנו מוכן לתת את כל הגיבוי הנחוץ לתכנית אשר זה עתה ביקש ממר ג' לפתח, וכן ביקש לדעת על כל דבר בו יוכל לעזור.
הקוף נמצא על כתפיו של מר ג' אבל לכמה זמן?
מר ג' מבין כי עליו לקבל הסכמת המנהל להצעה ומניסיונו יודע כי כאשר יגישה לאישור תנוח זו שבועות ארוכים בתיקו של המנהל עד שיצליח זמן לעבור עליה. אצל מי באמת נמצא הקוף?

"אירוע ד' – "אנחנו צריכים להיפגש. .
מר ד' זה עתה הועבר מסניף אחר של החברה על מנת להתחיל בניהול פרוייקט חדש. המנהל אומר לו כי עליהם להיפגש בדחיפות על מנת לקבוע יעדים ומטרות לתפקידו החדש של מר ד' ואף מבטיח להכין את הטיוטה הראשונה לדיון זה.
מר ד' קיבל את התפקיד החדש כמשימה רשמית ואת מלוא האחריות ע"י מינוי רשמי אך המנהל קבע לעצמו את הצעד הבא ועד שיבצע אותו,
ה "קוף" (הסמכות) נמצא על גבו ומר ד' מנוטרל.

מדוע כל זה קורה?
מאחר ובכל אחת מהדוגמאות הנ"ל המנהל והכפיפים לו הניחו הנחה ראשונית שהעניין בו דנים הנו משימה משותפת, ה"קוף" (הסמכות) בכל אחד מהמקרים רוכב על גב שניהם יחד וכל אחת על גבו של כל אחד מהם.
כל מה שעל ה"קוף" לעשות כעת הוא להזיז את הרגל הנכונה והכפיף מיד נעלם במיומנות וזריזות, והמנהל שוב נשאר עם משימה נוספת. כמובן שניתן לאמן "קופים" שלא להזיז דווקא את הרגל הלא נכונה אך קל יותר למנוע ממנו מלכתחילה לשבת על גבם של שני אנשים באותה עת. . .

מי עובד עבור מי?
נניח כי ארבעת הכפיפים עליהם דיברנו מאוד מתחשבים ודואגים לזמנו של המנהל ובתחושת הכאב מתירים ללא יותר "משלושה קופים" ביום אחד לעבור מגבם אל גבו. . .
בחמשת ימי העבודה במהלך השבוע יאסוף המנהל 60 "קופים צועקים" שהנם רבים מדי בכדי לטפל בכל אחד מהם טיפול ייחודי.
– ביום שישי אחה"צ, המנהל במשרדו כשדלתו סגורה ע"מ להרהר בפרטיות במצב שנוצר וכפיפים לו ממתינים באותה עת בחוץ לסיכוי אחרון, לפני חופשת סוף השבוע להזכירו – בעניין התשובות שהבטיח להם, ומה הם אומרים בעודם ממתינים? . . .
"לעולם לא נבין איך הצליח להתקדם בחברה שלנו מבלי להיות מסוגל לקבל החלטות. . ."
הגרוע מכל הוא שהסיבה בגללה אין המנהל מסוגל לבצע את "הצעד הבא" בדרך כלל שהיא כמעט כל זמנו מוקדש לפגישות עם הממונה עליו ולביצוע דרישות המערכת. הוא זקוק לזמן שישלט על ידו ואשר ימלאו עפ"י שיקול דעתו. אך מה שקורה שזמן זה מראש נתפס ע"י העיסוק עם הקופים עליהם דיברנו והמנהל מוצא את עצמו במעגל סגור ללא מוצא.
– המנהל מודיע למזכירתו באינטרקום כי לא יוכל להתפנות להיפגש עם פקודיו הממתינים לו לפני יום שני בבוקר. . .

בשעה 19:00 הוא נוהג לביתו כשבכוונתו לחזור למשרד למחרת בבוקר ע"מ לנסות ולצאת מהסבך. הוא חוזר למחרת מוקדם בבוקר ומבחין מבעד לחלון משרדו, על הרקע הירוק של מגרש הגולף הקרוב, בארבע דמויות – נחשו מי?
ברגע זה הבין מי באמת עובד עבור מי – יותר מזה, הוא ראה כעת כי אם ישלים במהלך סוף השבוע את שהיה בכוונתו להשלים – המוראל של הכפיפים יעלה כ"כ שהם ירשו לעצמם להעלות את "מספר הקופים" היומי המורשים לקפוץ מגבם אל גבו של המנהל – ולפתע ראה לנגד עיניו את הגילוי המפתיע כי השתלטות רבה יותר שלו על משימות מסוג זה הנה נסיגה רבה יותר עבורו.
כניהמנהל עוזב את משרדו במהירות של אדם במנוסה – מהי תכנ?
לעשות משהו שונה שמזה שנים לא היה לו זמן לעשות – בילוי סוף שבוע עם משפחתו (זוהי וריאציה אחת של איך לנצל את הזמן הנשלט על ידך. . .).
ביום ראשון בערב הוא נהנה משעות מנוחה רבות – יש לו תכניות ליום שני. הוא עומד להיפטר מבזבוז הזמן על משימות הכפיפים לו, זמן זה יתווסף לו ואותו ינצלן עפ"י ראות עיניו ושיקול דעתו – חלקו יוקדש לווידוא כי הכפיפים לו לומדים את החלק הקשה, אך שגמול בצדו באמנות הניהול ושנקרא "לטפל ולהאכיל את הקופים". למנהל יישאר זמן נוסף שיוקדש לשליטה על אותו פרק זמן המנוהל לא רק ע"י הממונה כי אם גם ע"י המערכת ודרשותיה.
תהליך זה ייקח חודשים אך בהשוואה לדרך בה התנהלו הדברים עד כה הגמול יהא כדאי והיעד הסופי שלו הנו לנהל את ניהול הזמן.

להיפטר מהקופים:

המנהל חוזר למשרדו ביום שני בבוקר באיחור מספיק ע"מ שארבעה הכפיפים יספיקו להתכנס במשרדו ע"מ לראותו בעניין ה"קופים" שלהם. הוא קורא להם פנימה אחד אחד, כשמטרת הראיון הנה למקם כל קוף על השולחן בין שניהם ולמצוא יחד את הדרך לכך ש"הצעד הבא" יהיה של הכפיף. במידה והצעד שיוצא לא יהיה מספיק טוב ויחליט המנהל להניח ל"קוף" לישון על כתפו של
הכפיף למשך לילה אחד ולקבוע עמו פגישה לבוקר שלמחרת, ע"מ להמשיך את הדיון המטורף והחיפוש אחר צעד נכון יותר שיוצא ע"י הכפיף (מסתבר כי קופים ישנים במנוחה גם על כתפי כפיפים ולא רק על כתפי מנהלים. . ..)
כל אחד מן הכפיפים עוזב את המשרד כשקוף על גבו ולמשך 24 השעות הקרובות לא יחכו הכפיפים למנהל שלהם כי אם להפך. מאוחר יותר יעבור בנחת ליד משרדו של הכפיף, ידחוף את ראשו מבעד לדלת וישאל "איך מתקדם העניין?"
כאשר השניים נפגשים בשעה היעודה למחרת בבוקר (כשהקוף על גבו של הכפיף) מסביר המנהל חוקים בסיסיים באלו המילים.
א) לעולם, כאשר אני עוזר לך בבעיה מסוימת לא תהפוך בעייתך לבעיה שלי, מאחר וברגע שזה קורה – אין לך בעיה יותר ולכן אינני יכול לעזור לך כאשר אין לך כל בעיה. . .
ב) כאשר פגישה זו תסתיים "הבעיה" תעזוב את המשרד באותה דרך בה היא נכנסה – על גבך. אתה יכול לבקש את עזרתי בכל זמן שיקבע לכך ונקיים דיון משותף על מהות הצעד הבא ומי מאתנו יבצעו.
ג) באותם מקרים נדירים בהם הצעד הבא הופך להיות שלי – אתה ואני נבצעו יחד – אני לא אבצע שום צעד לבד!

המנהל חזר על שורות אלה עם כל אחד מהכפיפים ובשעה 11:00 לערך הסתבר לו כי אין צורך לסגור את דלת המשרד – הקופים שלו עזבו. . .
הם יחזרו – אך בפגישות מסודרות בלבד וזאת יבטיח לוח הפגישות שלו.

היוזמה

כשפתרנו באנלוגית "הקוף על הגב" היה העברת היזמה מן המנהל אל הכפיף לו והשארתה שם. ניסינו להאיר אמת מוסמכת כפשוטה של ההבחנות הדקות שבה. לפני שמעביר המנהל את היזמה מעצמו אל הכפיפים עליו לוודא כי קבלו את שהעביר להם. ברגע שייקח בחזרה את האחריות יוכל להיפרד לשלום מאותו פרק זמן לניצול עפ"י ראות עיניו ויחזור לבזבז את זמנו על משימות הכפיפים.
לא יתכן מצב בו למנהל ולכפיף לו אותה אחריות ויזמה בעת ובעונה אחת לגבי אותו עניין – הפתיחה "יש לנו בעיה" – מדגימה הדדיות זו ומראה על קוף שיושב על גב שניים בעת ובעונה אחת וזוהי התחלה גרועה – נסביר אם כן את "האנטומיה של היזמה הניהולית"
קיימות חמש דרגות של יזמה במערכת היחסים עם הממונה ועם המערכת:

חכה עד שיגידו לך מה לעשות (הדרגה הנמוכה ביותר).

שאל מה לעשות.

הצע ואח"כ נקוט פעולה.

פעל אך הצע במקביל.

פעל בעצמך.

על המנהל להיות מקצועי מספיק ע"מ לא לנהוג עפ"י אפשרויות 1 ו- 2 לא כלפי הממונה ולא כלפי המערכת.מנהל הנוהג עפ"י האפשרות הראשונה חסר שליטה לגבי הזמן המוקדש למשימות המוטלות עליו או העיתוי לכך.מנהל הנוהג עפ"י האפשרות השנייה שולט בתזמון אך לא בתוכן.
אפשרויות 3, 4 ו- 5 מאפשרות למנהל את השליטה בשניהם כשהשליטה הרבה ביותר קיימת באפשרות 5.
תפקיד המנהל ביחס ליזמת הכפופים לו הינה- לא לאפשר התנהגות עפ"י אפשרויות שונות, לפיכך לא להשאיר להם ברירה אלא ללמוד להתמחות בעבודת צוות ולדאוג לכך שלגבי כל בעיה שעוזבת את משרדו תהיה הסכמה בעניין דרגת היזמה שתינקט וכן זמן ומקום הפגישה הבאה בין המנהל למבצע ורישומה בלוח הפגישות של המנהל!

טיפול והאכלת ה"קופים"

לגבי לוח הפגישות של המנהל קיימים 5 חוקים נוקשים לגבי תהליך "הטיפול והאכלת הקופים":
חוק מס' 1:
יש להאכיל את ה"קופים" או להרוג אותם, אחרת הם ירעבו למוות והמנהל יבזבז זמן יקר על בדיקה שלאחר המוות או בניסיון להחיות את המת.

חוק מס' 2: על אוכלוסיית ה"קופים" למנות פחות ממקסימום הקופים אותם מסוגל המנהל להאכיל בזמנו. פרק הזמן שיכול המנהל להקדיש להאכלת הקופים שווה לפרק הזמן הנחוץ לכפיפים לבצע משימה.

חוק מס' 3 יש להאכיל את ה"קופים" בפגישות בלבד. אין על המנהל "לצוד קופים" מורעבים ולהאכילם.

חוק מס' 4: יש להאכיל את הקופים פנים אל מול פנים או בטלפון אך לעולם לא בדואר – (כאשר התהליך קורה בדואר עובר "הצעד הבא" להיות של המנהל) תיעוד יתווסף לתהליך ההאכלה אך לא יחליפו.

חוק מס' 5: לכל "קוף" צריכה להיקבע "פגישת ההאכלה" הבאה ודרגת היזמה שתינקט בעניינו. זה יקבע מידי פעם בהסכמה הדדית אך אסור להפוך זאת למפגש מעורפל ס3:תום או בלתי מדויק, אחרת יגווע הקוף או ייכרך סביב צווארו של המנהל.

דברי סיכום:

"שלוט בפזמון והחלט מה אתה עומד לעשות" זוהי עצה מתאימה לצורך ניהול זמן.
א. על המנהל להרחיב את מסגרת הזמן שהפעילות בו נתונה לבחירתו ולשיקול דעתו החופשיים, זאת ע"י צמצום משמעותו של הזמן המוקדש לטיפול בענייני הכפיפים.
ב. לנצל חלק מאותו זמן ע"מ לוודא שכל אחד מהכפיפים אכן קיבל על עצמו את האחריות שניתנה לו.
ג. לנצל חלק מהזמן ע"מ להשיג ולשמור על שליטה בפרק הזמן המנוהל ע"י הממונה והמערכת. תוצאת כל זה תהיה הכפלת התנופה בתפקוד ובחשיבה וניצול מקסימאלי ונכון של הזמן.

תרגם וערך: יהושע (צ'יק) גלעד