הצורך לעסוק במבנה הארגוני, נובע מהצורך להגיע לחלוקת אחריות וסמכות ברורה במערכת הארגונית והניהולית, ומהצורך ליצור תאום מרבי בין כל מרכיבי תחום הניהול ותחום היישום והביצוע במערכת הפועלת בלחץ משימות גבוה, תוך מאמץ עליון לשמירת סדר ניהולי וארגוני. עיסוק במהות עיצוב המבנה הארגוני הינו חיוני ביותר.
א. הגדרת מבנה ארגוני
מבנה ארגוני הנו תאור מארג תפקידים במערכת הארגונית של הארגון, הכולל את כלל התפקידים מרכיבי המערכת, ומערכת קשרי הגומלין ביניהם. המבנה הארגוני הוא אחד האמצעים החשובים למימוש מטרות הארגון!
ב. הבחנות מבנה ארגוני
במבנה ארגוני ניתן ליצור שתי הבחנות היוצרות את מהות המבנה:
- דפרנציאצייה – שמשמעותה הגדרה ברורה: של התפקידים בארגון הסבור שהוא זקוק להם להצלחה במשימותיו העסקיות והציבוריות. הגדרת התפקיד כוללת:
א. תאור התפקיד – תאור כולל של המשימה אותו בעל התפקיד אמור למלא.
ב. אחריות התפקיד – הגדרה ברורה של המשימות אותן מתבקש בעל התפקיד למלא במסגרת תפקידו.
ג. סמכות התפקיד – הגדרה ברורה של מתן הרשות והכוח לקבל ולבצע החלטה בתחום אחריותו.
סמכות מלאה משמעותה שלבעל התפקיד הסמכות לקבל החלטות, ללא התניה של קבל רשות ממישהו אחר לקבל החלטות בתחום שהוגדר והוסכם. עליו להפעיל שיקול דעת ביחס לצורך בהתייעצות עם גורמים נוספים, אולם זה ניתן לשיקול דעתו הבלעדי.
בתחום הסמכות קיימת הבחנה בין: סמכות מלאה נושאים שנושא התפקיד מקבל בעצמו.
'סמכות מותנת'- אשר בה חייב נושא התפקיד להתייעץ עם גורמים ממונים או מקצועיים לפני קבלת ההחלטה.
וסמכות משותפת– היא סמכות שמושפעת בהסכמה עם הגורמים הרלוונטיים.
חלוקת הסמכות קשורה בניסיון,בידע ובאוטוריטה של בעל התפקיד.
ד. דרכי הפעולה – תאור כיצד בעל התפקיד אמור לבצע את תפקידו . דרכי ביצוע
המעוגנות בנורמות ובתרבות הארגון. תוצאות ההגדרות הנ"ל תיצור הבחנה ברורה בין תפקיד אחד למשנהו.
- אינטגרציה – היא ההבחנה המתייחסת לדרך שיתוף הפעולה העזרה והתמיכה ההדדית שבעלי התפקידים הפועלים בדרך מוסכמות ברורה ותואמת להשגת מטרות הארגון. על מנת ליצור אינטגרציה זו יש להגדיר הגדרות ברורות ומוסכמות של מערכת יחסי גומלין בין בעלי תפקידים שונים בארגון .
הגדרות אלו מופיעות כ"נוהלי עבודה".
מטרת הגדרות הנהלים: ליצור בהירות מרבית בין בעלי התפקידים, על-מנת להגיע לאינטגרציה והתאמה מרבית מחד, וצמצום פעולת שחיקת בעלי התפקידים הרבים מאידך. אין ספק כי הבהרה של המבנה הארגוני של הארגון וגיבוש דרכי פעולה מוסכמות תאפשר לבעלי התפקידים השונים להתפנות למיצוי הביטויים האישי בתפקידם בדרך האפקטיבית ביותר.
יחד עם זאת על הצוות החברה לדעת, שאין די בהגדרות מוסכמות ברורות וכתובות! אלא נדרש מאמץ אנושי ייחודי לשמור ולכבד את הסדר החברתי המוסכם! יצירת המבנה הארגוני עשויה לסייע לצוות הניהולי והמקצועי , בעת משבר, או הפרת הסכמה ע"י מי מבעלי תפקידים בארגון
הגדרה ברורה של תפקידים במערכת הארגונית ונוהלי העבודה, מאפשרים הגם ללקוחות וספקים לדעת כיצד ליצור קשר לקבלת השרות לשביעות רצונם ומאפשר לספקי הארגון הפנימיים והחיצוניים לתת את השרות בדרך היעילה והאפקטיבית ביותר.
יש סיכוי כי הטיפול במצב של תפקוד רגיל עשוי להיות ענייני יותר כאשר כולם עוסקים בשאלה: מה מתבקש לעשות? על מנת לשפר את תפקוד הארגון ככלל ובעלי התפקידים כפרט?
אנו ממליצים להכניס למבנה הארגוני גם את הלקוחות הארגון וספקיו כביטוי למחויבות לשיתוף ומעורבות התלמידים והשפעתם על הצלחת הארגון.
אנו תקווה כי המבנה הארגוני שתצרו ישרת את מטרות הארגון כפי שנוסח והוסכם ע"י הנהלתו מבנה ארגוני אמור להתאים לאופי הארגון חזונו ומטרותיו.
יש להתאימו על פי צרכי הארגון וזרימת הפעילות השוטפת.
